7 étapes pour ajouter une signature de courrier électronique professionnelle dans Outlook

Si vous êtes un utilisateur fréquent du courrier électronique, vous avez probablement vu des courriers de collègues, de collègues, d’amis ou de membres de votre famille comportant une signature à la fin. Cela pourrait donner leur nom, leur numéro de téléphone, le titre de leur poste et d’autres informations pertinentes. Une signature peut donner à un e-mail un aspect extrêmement professionnel.

Alors que la plupart des communications électroniques prennent désormais la forme de messagerie instantanée, de messagerie texte, de chat vidéo ou de médias sociaux, le courrier électronique est encore largement utilisé dans le monde des affaires. Pour cette raison, il est essentiel d’avoir une marque d’aspect professionnel qui se démarque et permette aux autres de savoir avec qui ils communiquent.

Êtes-vous un utilisateur d’Outlook ? Créer une signature électronique dans Microsoft Outlook est plutôt simple ; cela peut être fait en quelques minutes seulement.

Si vous en avez déjà un et que vous avez oublié comment le changer, nous allons vous montrer comment. Voyons comment ajouter ou modifier votre signature d’e-mail. Après cela, nous avons inclus quelques notes sur la façon de lui donner un aspect professionnel.

Ajouter une signature dans Microsoft Outlook

L’ajout d’une signature dans Outlook est un processus assez simple. Nous le ferons dans la version Web d’Outlook, mais cela peut également être fait en utilisant des étapes presque identiques dans l’application Outlook. Les captures d’écran de cet article proviennent de la version Web d’Outlook.

Étape 1 : Connectez-vous à Microsoft Outlook

Connectez-vous à Microsoft Outlook.

Étape 2 : Ouvrez les paramètres Outlook

Ouvrez les paramètres de votre compte. Pour ce faire, cliquez sur l’icône des paramètres dans le coin supérieur droit de votre navigateur.

Étape 3 : Cliquez sur ‘Afficher tous les paramètres Outlook’

Étape 4 : Cliquez sur Courrier – Composer et répondre

Dans le menu des paramètres, cliquez sur ‘Mail’ puis sur ‘Composer et répondre’. En haut de la fenêtre sur le côté droit de l’écran, vous devriez immédiatement voir la section ‘Signature d’e-mail’.

Étape 5 : Ajoutez vos informations de signature

Ajoutez toutes les choses que vous voulez voir apparaître dans votre signature. Consultez la section ci-dessous pour savoir comment vous assurer que le vôtre a l’air professionnel.

Vous pouvez modifier les polices et utiliser d’autres options de formatage de texte standard. Il est également possible d’ajouter des images si vous le souhaitez.

Étape 6 : Sélectionnez Options

Sélectionnez les options pour déterminer quand la signature doit être utilisée. Il peut être inclus dans les nouveaux messages et les messages auxquels vous répondez ou que vous transférez.

Étape 7 : Enregistrez vos modifications

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton ‘Enregistrer’ dans le coin inférieur droit. Une fois que vous enregistrez, vous avez terminé ; vous devriez avoir une belle signature professionnelle sur vos e-mails.

Mettez à jour votre signature Microsoft Outlook

Si vous n’êtes pas satisfait de l’apparence de votre nouvelle signature, pas de soucis. Il est facile de le modifier. Il est également courant de devoir apporter des modifications lorsque les informations de contact changent, que vous recevez un nouveau titre de poste ou que vous souhaitez simplement le rafraîchir un peu.

Pour le mettre à jour, suivez simplement les mêmes étapes que celles utilisées pour créer le nouveau. Lorsque vous arrivez à la section de signature des paramètres (étape 4), cliquez sur la fenêtre de texte sur le côté droit, puis modifiez la zone de texte pour qu’elle ressemble à ce que vous souhaitez. C’est si simple. N’oubliez pas de sauvegarder vos paramètres.

Comment donner à votre signature Outlook un aspect professionnel

Il existe de nombreuses façons de s’assurer que votre signature d’e-mail a l’air professionnelle. Vos principales priorités : incluez votre nom complet suivi de votre emploi ou de votre poste, puis de vos coordonnées. Voici les éléments qui ajouteront le plus de valeur.

1. prénom

Vous pouvez utiliser votre nom officiel. Laissez de côté les surnoms ou les noms abrégés, sauf si vous avez un environnement de travail ou des clients plus décontractés.

2. Titre

Cela peut être critique, en particulier pour ceux qui ne vous connaissent peut-être pas bien ou qui n’ont pas travaillé avec vous dans le passé.

3. Nom de l’entreprise

Si vous travaillez pour une entreprise, les destinataires doivent connaître son nom. Si vous ne travaillez pas pour une entreprise, vous pouvez mettre quelque chose comme ‘Entrepreneur indépendant’ ou ‘Développeur indépendant’. Vous pouvez également omettre cette partie si vous ne représentez pas une entreprise.

Lorsque vous ajoutez des informations sur l’entreprise, vous pouvez envisager d’ajouter le logo de votre entreprise. Vérifiez d’abord auprès de votre entreprise pour voir s’ils ont des choses spécifiques qu’ils aimeraient que vous incluiez.

4. Certifications

Vous pouvez également énumérer toutes les certifications que vous ou votre entreprise avez. Les certifications peuvent être accompagnées d’un logo ou d’un symbole qui peut également être ajouté.

5. Coordonnées

C’est peut-être la partie la plus importante. Fournissez des moyens alternatifs à quelqu’un pour entrer en contact avec vous. Ajoutez votre numéro de téléphone, le site Web de votre entreprise ou toute autre méthode dont vous disposez. Vous pouvez également inclure votre adresse e-mail même si elle figure déjà dans le message dans la section ‘De’. Cela ne fait pas de mal de l’avoir là où quelqu’un peut facilement le voir et y accéder.

6. Des médias sociaux

Envisagez de créer des liens vers des comptes de médias sociaux professionnels tels que LinkedIn ou d’autres qui représentent votre entreprise.

7. Photographie

Une photo de vous est facultative, mais c’est agréable pour les gens de voir avec qui ils communiquent. Si la culture de votre entreprise est formelle, assurez-vous d’utiliser une photo d’aspect professionnel.

Ce que vous ne devriez pas inclure dans votre signature Outlook

Comme vous pouvez le voir, la section de signature vous permettra d’ajouter une abondance de texte ou d’images, mais il n’y a rien de mal à rester simple. L’objectif est de fournir des données qui ajoutent le plus de valeur à vos messages.

N’en faites pas trop. Si vous en ajoutez trop, cela peut sembler encombré. La surcharge d’informations peut amener le destinataire à l’ignorer, surtout s’il est pressé.

Vous verrez souvent des gens inclure un certain type de citation ou dire dans leur signature électronique. Je déconseille cela à moins que ce ne soit une devise ou un slogan de votre entreprise. Les citations peuvent souvent être opiniâtres, politiques ou controversées ; vous risquez d’offenser quelqu’un. Si votre désir est d’être professionnel, les citations sont quelque chose que vous devriez éviter.

Une dernière chose à laquelle penser : évitez de rendre votre signature trop gênante. Vous voulez qu’il soit remarqué, mais vous ne voulez pas non plus qu’il soit si accrocheur qu’il enlève votre message.

La signature doit dire aux gens qui vous êtes, ce que vous faites, pour qui vous travaillez, comment vous contacter et éventuellement pourquoi ils peuvent vous faire confiance.

Pourquoi avez-vous besoin d’une signature électronique pour Outlook

Il existe d’autres bonnes raisons d’avoir un surnom préformaté. Bien qu’ils puissent sembler simples, ne sous-estimez pas leur importance.

Comme nous l’avons déjà vu, une signature électronique rend vos messages plus professionnels. Une signature peut faire gagner un temps précieux.

Bien que cela puisse sembler peu, l’envoi de plusieurs e-mails et l’ajout constant de votre nom et d’autres détails peuvent supprimer d’autres tâches. Avec une valeur par défaut pré-créée, vous avez une chose de moins à faire pour chaque message.

Une signature garantit également que votre nom et d’autres détails sont toujours inclus dans chaque e-mail. Vous n’oublierez pas d’ajouter vos coordonnées les plus importantes. Une signature standard maintient vos coordonnées constantes afin que vous sachiez que vous envoyez exactement la même chose à chaque destinataire.

Il y a une dernière raison : le destinataire saura de qui il reçoit le message. Les adresses e-mail sont souvent des parties mélangées de nos noms combinées avec des chiffres ou d’autres lettres.

Par conséquent, la personne qui reçoit le message peut ne pas connaître votre nom complet. Une signature officielle garantit que le destinataire sait qui vous êtes.

Mot de la fin

Votre signature électronique Outlook est un élément essentiel de vos communications. Il fournit des informations sur vous et donne à vos lecteurs d’autres moyens de vous contacter. Cela permet de gagner du temps lors de la saisie et de l’envoi d’e-mails puisque vous n’aurez pas à remplir continuellement du texte répétitif.

Une fois que vous avez configuré votre signature Outlook, assurez-vous de la consulter fréquemment et assurez-vous de la tenir à jour si quelque chose change.

J’espère que cet article vous a aidé à configurer votre signature de courrier électronique professionnelle dans Outlook. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou commentaire.