Melhores aplicativos de lista de tarefas para Mac em 2022 (Guia definitivo)

A vida está ocupada. Temos compromissos para fazer malabarismos, reuniões para participar e tarefas para concluir. Manter o controle de tudo pode deixar você com a sensação de que seu cérebro está prestes a explodir. Então anote tudo! Ou melhor ainda, instale um aplicativo.

As listas de tarefas existem há centenas de anos. Eles ajudam você a gerenciar suas tarefas, tempo e sanidade. Os gerenciadores de tarefas de software levam as coisas adiante, exibindo lembretes, detalhando o que é importante e sincronizando com seu smartphone.

Novas e  OmniFocus são dois dos gerenciadores de tarefas mais poderosos para Mac, oferecendo recursos úteis em pacotes fáceis de usar. Eles têm um custo, mas prometem recompensá-lo muitas vezes em produtividade adquirida.

Estas não são suas únicas opções. Na verdade, a Mac App Store está repleta de gerenciadores de listas e aplicativos de lista de tarefas. Muitos deles não valem o tempo necessário para baixá-los. Nesta análise, abordaremos aplicativos altamente classificados que merecem seu tempo e atenção e ajudaremos você a encontrar o que melhor se adequa a você.

Por que confiar em mim para este guia?

Meu nome é Adrian, e tenho muitas coisas para acompanhar. Isso pode ser uma coisa boa porque adoro brincar com aplicativos que me ajudam a gerenciar tudo. Usei o Above & Beyond ao longo dos anos 90 em meus laptops Windows e, quando me tornei um geek do Linux, me voltei para o Task Coach e aplicativos da web como Todoist, Remember the Milk e Toodledo.

Depois de mudar para o Mac, me apaixonei pelo Cultured Code’s Things e o usei com sucesso na última década. Mas eu amo jogar, então mantenho cinco ou dez desses aplicativos instalados no meu Mac, iPhone e iPad. Alguns eu uso, e outros eu brinco de vez em quando. Tenho um grande interesse no OmniFocus e o usei como meu principal gerenciador de tarefas por alguns anos. Também uso o Apple Reminders e o Wunderlist para compartilhar tarefas com minha família. Vou compartilhar algumas das minhas experiências ao longo da revisão.

O que você precisa saber sobre gerenciamento de tarefas

Antes de analisarmos os aplicativos individuais, aqui estão algumas coisas que você deve saber primeiro.

1. Apenas instalar um novo aplicativo não o tornará mais produtivo

Os aplicativos são ferramentas e serão mais úteis para você se você souber como usá-los de maneira eficaz. No momento, há muitos conselhos por aí sobre como se tornar mais produtivo e aproveitar melhor seus aplicativos. Você não pode ler tudo, mas alguns estudos renderão um grande retorno do seu investimento. Comece lendo o material que acompanha seu software de gerenciamento de tarefas.

Muitos encontraram valor em ler e praticar o livro de David Allen “Getting Things Done”. Nele, ele cobre uma série de técnicas úteis, incluindo a captura de tarefas e ideias à medida que ocorrem para você, mantendo listas de projetos onde você identifica a próxima ação a ser feita, considerando horizontes mais altos de foco, como sua visão e objetivos, e revisando todos os suas listas a cada semana. Eu recomendo.

2. Há espaço para preferências pessoais

Não somos todos iguais. Temos diferentes tarefas para gerenciar e diferentes abordagens para a forma como as organizamos. Há muito espaço para preferências pessoais, e o aplicativo que melhor combina comigo pode não servir para você. Procure o aplicativo que funciona do jeito que você faz.

3. As listas não são apenas para tarefas

Você é um guardião da lista? Eles são úteis para muitas coisas na vida. Não use apenas seu aplicativo para listar suas tarefas diárias – você pode usá-lo para rastrear muito mais! Aqui estão algumas ideias:

• Mantenha uma lista dos livros que deseja ler e dos filmes que deseja ver.
• Registre os lugares que você gostaria de ir e as pessoas que gostaria de visitar.
• Acompanhe as contas que precisam ser pagas e as datas de vencimento.
• Crie uma lista de conquistas que você gostaria de realizar enquanto ainda está respirando.

4. Outros tipos de aplicativos que ajudam no gerenciamento de tarefas

Nesta revisão, abordaremos os gerenciadores de listas, mas lembre-se de que existem outros tipos de aplicativos que podem ajudá-lo a ser produtivo e complementar sua lista de tarefas:

• calendários para gerenciar seu tempo (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
• temporizadores e aplicativos Pomodoro para mantê-lo focado e responsável (Be Focused, Timing),
• aplicativos de gerenciamento de projetos (Merlin Project, OmniPlan, Pagico),
• aplicativos de notas para acompanhar o material de referência (Apple Notes, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
• delineadores para estruturar sua vida e informações (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
• Quadros Kanban para acompanhar o progresso da sua equipe (Trello, Any.Do, Freeter).

Quem deve receber isso?

Anos atrás, meu amigo Daniel me disse: “Eu achava que apenas pessoas desorganizadas costumavam fazer listas”. Eu discordei, mas essa experiência me ajudou a esclarecer que nem todos valorizam o uso de uma lista de tarefas. Ele certamente não é o tipo de pessoa que gastaria US$ 80 em um aplicativo! Talvez você sinta o mesmo. Eu encorajo você a experimentar um aplicativo de gerenciamento de tarefas seriamente de qualquer maneira.

Na época eu estava editando vários blogs, gerenciando algumas dezenas de redatores e tendo que cumprir prazos na maioria dos dias. Eu não poderia ter sobrevivido sem tirar o máximo proveito do melhor software de gerenciamento de tarefas que eu poderia pagar. Se você é o mesmo, está convencido de usar uma lista de tarefas e só precisa identificar o aplicativo certo para você.

Em “Getting Things Done”, David Allen explica que tentar se lembrar de todas as coisas que você precisa fazer apenas adiciona estresse à sua vida. Depois de anotá-las e tirá-las da cabeça, você pode relaxar e se concentrar na tarefa em mãos e se tornar mais produtivo.

Quase todo mundo ficará melhor organizado usando um aplicativo de lista de tarefas. Depois de listar tudo o que você precisa fazer, você pode se tornar objetivo. Você achará mais fácil ter uma ideia de quanto tempo levará, quais tarefas são mais importantes e quais não precisam ser feitas. Você pode começar a colocar o que precisa fazer em algum tipo de ordem.

Lembre-se de que a chave para o gerenciamento do tempo é realmente certificar-se de que você está gastando o máximo de tempo possível em seus projetos de maior valor. É mais sobre eficácia do que eficiência. Se você tem muito em sua lista de tarefas, você precisará aprender a delegar tarefas de menor valor eficazmente.

Como testamos e escolhemos esses aplicativos

Comparar aplicativos que podem gerenciar sua lista de tarefas é complicado. Cada um tem seus próprios pontos fortes e há uma ampla variedade de preços, recursos e técnicas. Aqui está o que estávamos procurando ao avaliar.

Quão fácil é capturar tarefas?

Uma vez que você pensou em algo para fazer – ou alguém lhe pediu para fazer algo – você precisa colocá-lo em seu sistema de tarefas o mais rápido possível, ou você pode esquecê-lo. Fazer isso deve ser o mais fácil possível. Muitos aplicativos têm uma caixa de entrada, onde você pode inserir vários itens rapidamente sem precisar organizá-los antecipadamente. A integração com outros aplicativos também é útil, para que você possa adicionar uma tarefa de, digamos, um e-mail diretamente ao seu aplicativo.

Quão versátil é a organização do aplicativo?

Todos nós temos diferentes funções e categorias de tarefas, então você precisa de um aplicativo que possa organizar as coisas de uma maneira que faça sentido para você. Você pode querer separar as tarefas de trabalho das pessoais e criar várias listas para corresponder às suas responsabilidades. Pastas, tags, prioridades e sinalizadores são algumas das maneiras pelas quais um aplicativo permite que você crie uma estrutura.

O aplicativo oferece maneiras diferentes de visualizar suas tarefas?

Ao organizar tarefas, é útil ver os detalhes de cada projeto. Ao fazer tarefas, é útil agrupá-las de maneiras diferentes. Você pode querer ver uma lista de todas as tarefas que devem ser concluídas em breve, verificar rapidamente todas as chamadas telefônicas que precisa fazer ou criar uma lista restrita das tarefas que pretende realizar hoje. Muitos aplicativos permitem que você visualize suas tarefas por contexto, filtre por tag ou notifique você sobre tarefas que vencem hoje. Alguns aplicativos até permitem que você crie visualizações personalizadas.

Como o aplicativo lida com datas?

Algumas tarefas estão associadas a uma data – na maioria das vezes um prazo, como uma tarefa de casa. É útil ver uma lista de tarefas com vencimento hoje (ou nos próximos dias), e algumas tarefas podem merecer uma notificação pop-up para lembrá-lo. Algumas tarefas são recorrentes e precisam ser feitas em um determinado dia da semana, mês ou ano, por exemplo, jogar o lixo fora. Você pode ter algumas tarefas que ainda não pode iniciar. Eles não devem entupir sua lista, então alguns aplicativos permitem que você os oculte da sua lista até uma data futura – um recurso que acho muito útil.

O aplicativo é para um indivíduo ou uma equipe?

Muitos dos aplicativos que abordaremos nesta revisão são para apenas uma pessoa. Outros permitem que você compartilhe listas e delegue tarefas com outras pessoas. Qual você precisa? Muitas pessoas preferem usar dois aplicativos diferentes, um para uso pessoal (que outros membros da equipe não podem estragar) e outro para tarefas e projetos compartilhados.

O aplicativo pode sincronizar com o celular?

Eu me pego checando minha lista de tarefas no meu telefone e iPad mais do que no meu computador. Costumo revisar minhas tarefas em movimento e adicionar novas tarefas assim que penso nelas. Os aplicativos móveis são úteis e devem ser sincronizados de forma rápida e confiável com o seu Mac.

Quanto custa isso?

Os melhores aplicativos de lista de tarefas não são baratos e, na minha opinião, esse custo se justifica. Nem todo mundo vai concordar, então incluímos aplicativos em toda a faixa de preço, até grátis. Aqui está o custo dos aplicativos que cobrimos, classificados do mais barato ao mais caro:

• Lembretes da Apple – grátis
• WeDo – grátis
• GoodTask 3 – $ 19.99
• 2º – $ 24.99
• TaskPaper – $ 24.99
• OmniFocus – $ 39.99
• Todoist – $ 44.99/ano
• Coisas 3 – $ 49.99
• OmniFocus Pro – $ 79.99

Agora vamos para a lista de vencedores.

Melhores aplicativos de lista de tarefas para Mac: nossas principais escolhas

Melhor escolha para a maioria das pessoas: Coisas 3

Código Culto Novas é um gerenciador de tarefas moderno e elegante, e foi recentemente reconstruído do zero. As tarefas são organizadas logicamente por área de responsabilidade, projeto e etiqueta, e podem ser visualizadas de várias maneiras – tarefas para fazer hoje ou em um futuro próximo, tarefas que podem ser feitas a qualquer momento e tarefas que você pode realizar algum dia.

$ 49.99 do Mac App Store. Uma versão de avaliação de 15 dias totalmente funcional está disponível em o site do desenvolvedor. Também disponível para iOS.

O Things tem sido meu principal gerenciador de tarefas desde 2010 – quase desde que eu usei um Mac. Combina bem comigo. Talvez seja um bom ajuste para você também.

Acima está uma captura de tela do projeto tutorial. O aplicativo parece limpo e há um senso de lógica na maneira como é definido. O painel esquerdo contém uma lista de suas áreas de responsabilidade e projetos e, acima deles, alguns atalhos para pastas inteligentes que fornecem visões gerais úteis de suas tarefas.

As áreas de responsabilidade são as categorias que resumem suas principais funções e interesses. Pode ser tão simples como “Trabalho” e “Casa”, mas acho útil incluir áreas adicionais como “Ciclismo”, “Tecnologia” e “Finanças”.

Você adiciona tarefas em cada uma dessas áreas ou pode adicionar projetos para trabalhos que exigem várias tarefas. Por exemplo, em “Família” tenho um projeto que lista os lugares que gostaríamos de visitar enquanto moramos no próximo ano, e em “Trabalho” tenho um projeto relacionado a escrever esta resenha.

As pastas inteligentes no topo da lista de tarefas de acordo com o nível de compromisso que você tem em relação a elas:

• Agora contém as tarefas que você deve terminar hoje. Isso inclui as tarefas que vencem hoje e as que você sinalizou como querendo trabalhar hoje. Você também pode listar separadamente as tarefas para fazer à noite.
• Próximas tarefas têm datas de início ou datas de vencimento que estão chegando. Eles são listados por data junto com os eventos do seu calendário.
• A qualquer momento contém tarefas importantes nas quais você pode trabalhar agora, mas não tem um prazo.
• Algum dia é uma lista de tarefas que você ainda não se comprometeu a fazer. Eles podem ser itens da lista de desejos ou tarefas para as quais você não tem tempo agora.

Outras pastas incluem o Caixa de entrada onde você pode inserir rapidamente novas tarefas, o Diário de bordo que contém todas as suas tarefas concluídas, e o Lixo.

Things oferece dois métodos adicionais de organização. O primeiro é cabeçalhos. Um grande projeto pode se tornar complicado, e os títulos permitem que você o divida em seções menores. Isso é mais claro do que ter uma grande lista confusa e mais simples do que criar dois projetos diferentes.

O Things também permite que você categorize suas tarefas por tags. Uma tarefa pode receber várias tags, e elas podem ser usadas para uma variedade de nossos propósitos. aqui estão alguns exemplos:

• Contexto, por exemplo, casa, trabalho, telefone.
• Pessoas, para que você possa procurar rapidamente tarefas sobre as quais precisa conversar com alguém ou tarefas relacionadas a um determinado cliente.
• Prioridade, para que você possa se concentrar apenas nas tarefas mais importantes.
• Energia necessária, para que você possa escolher tarefas fáceis ou desafiadoras, dependendo de quanta energia você tem.
• Tempo requerido, tipo 15m, 30m, 1h, então se você tiver tempo limitado, ainda pode encontrar algo para fazer.

Depois de configurar algumas tags, você pode filtrar qualquer lista para mostrar apenas os itens marcados de uma determinada maneira. Por exemplo, aqui estão as tarefas que posso fazer a qualquer momento com a tag ‘Telefone’.

O Things também oferece suporte a listas de verificação, o que é útil para tarefas com várias etapas que não são significativas o suficiente para serem configuradas como um projeto.

O Things oferece três recursos de data:

• Quando (data de início). Algumas tarefas ainda não podem ser iniciadas, portanto, não deve sobrecarregar sua lista de tarefas. A configuração ‘Quando’ ocultará a tarefa até que você possa realmente começar a trabalhar nela, embora sempre seja possível rastreá-la na seção Próximas.
• Prazo (Data de Vencimento). Algumas tarefas têm um prazo, e pode haver consequências se você perder!
• lembrete (notificação). Para aquelas tarefas que você não pode esquecer, você pode definir um alarme de lembrete em um horário específico no dia do vencimento.

O Things é projetado para indivíduos e não permite que você compartilhe ou atribua tarefas. Existem versões móveis do aplicativo para iPhone e iPad, e a sincronização é confiável.

Por US $ 49.99 As coisas não são baratas e, se você precisar das versões para iPhone e iPad, é ainda mais caro. Acho que vale cada centavo. Você pode ler mais do meu completo Revisão do aplicativo Things.

Melhor escolha para usuários avançados: OmniFocus

O OmniFocus do OmniGroup é uma ferramenta de usuário avançado para fazer as coisas. Recursos exclusivos, como contornos e perspectivas, permitem otimizar seu fluxo de trabalho, e o recurso de revisão permite verificar periodicamente seus projetos.

Os usuários avançados vão querer as versões Pro dos aplicativos para Mac e iOS, que chegam a US $ 139.98. Se você colocar um alto valor na produtividade, poderá achar isso uma pechincha.

$ 39.99 do Mac App Store ou de site do desenvolvedor. Uma versão de avaliação de 14 dias está disponível no site do desenvolvedor. O OmniFocus Pro está disponível por US$ 79.99 no site do desenvolvedor, ou você pode atualizar através de uma compra no aplicativo. Também disponível para iOS.

O OmniFocus pode fazer tudo o que o Things pode fazer e muito mais. É uma ferramenta poderosa e flexível que pode se adaptar à sua maneira de fazer as coisas. Para obter melhores resultados, você precisará comprar e configurar cuidadosamente a versão Pro. Portanto, custará mais e exigirá mais esforço para configurar.

Você pode visualizar suas tarefas do OmniFocus por projeto ou por contexto. Vista do Projeto permite que você organize o que você precisa fazer em detalhes. Você pode criar quantas pastas e subpastas precisar para fornecer categorias para colocar suas tarefas e projetos.

Os projetos podem ser paralelos ou sequenciais. Um projeto paralelo possui tarefas que podem ser concluídas em qualquer ordem, onde as tarefas de um projeto sequencial devem ser executadas na sequência em que estão listadas. Você pode usar o recurso de estrutura de tópicos para criar uma hierarquia de subtarefas. Adoro a ideia, mas acho a interface um pouco complicada e gostaria que funcionasse mais como o OmniOutliner.

Visualização de contexto geralmente é a melhor maneira de trabalhar em suas tarefas. Você pode acessar o contexto ‘Telefone’ se estiver com vontade de conversar ou o contexto ‘Recados’ ao fazer compras. Todas as tarefas relevantes de seus projetos estarão lá. No entanto, enquanto o Things permite aplicar um número ilimitado de tags, cada tarefa OmniFocus pode ser associada a um e apenas um contexto.

Revisões regulares são importantes. No OmniFocus, você pode definir com que frequência cada projeto deve ser revisado. A visualização Revisão mostra todos os projetos com vencimento.

Mas o verdadeiro poder do OmniFocus Pro é sua Perspectivas, onde você pode criar quantas visualizações personalizadas forem necessárias. Você pode criar uma perspectiva para imitar a exibição do Things’ Today que lista todas as tarefas sinalizadas ou com vencimento para hoje.

Você pode configurar as perspectivas “Casa” e “Trabalho”, ter uma para tarefas que devem ser concluídas em breve e outra para tarefas que estão em espera. Esse recurso está apenas na versão Pro e realmente permite que você personalize o aplicativo.

A competição e as comparações

Existem muitas alternativas. Aqui estão alguns aplicativos altamente classificados que você pode considerar.

I xnumxdo é recomendado em muitas análises e altamente avaliado na App Store. Tem muitas das características dos nossos vencedores e custa o mesmo que o Things.

O aplicativo oferece tags e notificações, listas e projetos, aplicativos móveis e sincronização. Embora pareça bastante simples, há muito poder sob o capô, incluindo listas inteligentes, que são semelhantes às perspectivas do OmniFocus. São pesquisas salvas configuráveis ​​que podem extrair tarefas de todas as suas listas, por exemplo, todas as tarefas vencidas nos próximos três dias que são marcadas como “fatura”.

2Do custa US$ 49.99 do Mac App Storeou $ 9.99/mês no Setapp. Também disponível para iOS e Android.

GoodTask 3 é baseado no aplicativo padrão de lembretes e calendários do Mac e adiciona funcionalidade. Isso o torna uma boa escolha se você já estiver usando os aplicativos de produtividade da Apple, mas gostaria que eles fossem mais capazes.

Assim como o 2Do, o GoodTask apresenta listas inteligentes, que pesquisam tarefas de determinadas listas ou que incluem (ou excluem) determinadas tags. Esse recurso não é tão poderoso quanto as perspectivas do OmniFocus, mas é útil da mesma forma. Outros recursos incluem subtarefas, tarefas repetidas, classificação manual e ações rápidas.

GoodTask 3 custa US$ 19.99 do Mac App Store or $ 9.99/mês no Setapp. Uma versão de teste está disponível. Também disponível no iOS.

Todoist começou como um aplicativo da web, mas agora tem aplicativos para a maioria das plataformas, incluindo Mac. Usei-o a longo prazo há mais de uma década e percorreu um longo caminho desde então.

A versão gratuita inclui tudo o que você precisa para começar, mas não inclui todos os recursos dos nossos vencedores. Ele permite que você capture e organize tarefas, lembre-se de prazos e revise a semana seguinte. Você pode mapear suas tarefas com projetos e metas, destacar tarefas importantes com níveis de prioridade codificados por cores e até visualizar seu progresso com gráficos e tabelas atraentes.

Existem alguns limites para a versão gratuita. Você pode ter no máximo 80 projetos e até cinco pessoas podem acessar um projeto. Sim, é um aplicativo multiusuário. Uma assinatura premium aumentará esses números para 200 e 50 e desbloqueará ainda mais recursos, como modelos, rótulos, temas e visualizações personalizadas.

Baixe Todoist em a Mac App Store. É grátis para um plano básico e $ 44.99/ano para premium.

Tarefa 3 é bem diferente dos outros aplicativos que listamos. É um aplicativo de texto simples e muito minimalista. Também é bastante inteligente, oferecendo uma maneira muito diferente de trabalhar com suas tarefas. Você organiza seus projetos, tarefas e subtarefas em uma estrutura de tópicos, e eu acho isso mais intuitivo do que os recursos de estrutura de tópicos do OmniFocus. Você pode usar tags em cada item e filtrar rapidamente toda a sua lista por uma tag específica.

Quando a família da minha filha se mudou conosco há alguns anos, reorganizar a casa foi uma tarefa enorme. Então eu usei um arquivo TaskPaper no Editorial no meu iPad para organizar e acompanhar nosso progresso. Acabei de tentar abrir esse arquivo no TaskPaper para Mac pela primeira vez e funcionou perfeitamente.

O TaskPaper custa US$ 24.99 do Mac App Store or $ 9.99/mês no Setapp. Uma versão de avaliação de 7 dias está disponível.

Alternativas gratuitas

Aqui estão algumas maneiras de gerenciar sua lista de tarefas sem gastar dinheiro.

Use caneta e papel

Você não precisa absolutamente usar um aplicativo para gerenciar sua lista de tarefas. Há algo de satisfatório em riscar tarefas concluídas de uma lista de papel. Você pode rabiscar no verso de um envelope com um lápis ou comprar um elegante Moleskine ou Daytimer, depende totalmente de você.

Há uma certa redundância e duplicação ao usar caneta e papel. Você pode achar isso frustrante ou pode achar uma boa maneira de revisar suas tarefas todos os dias. Os sistemas de produtividade de papel parecem estar decolando novamente, e novas metodologias como a Diário Em Tópicos estão sendo desenvolvidos.

Aplicativos de lista de tarefas gratuitas para Mac

Lembretes Apple já está instalado no seu Mac, iPhone e iPad e permite criar tarefas com lembretes e listas compartilhadas. Algum tempo atrás, mudei nossa lista de compras da família do Wunderlist para o Reminders, e funciona bem. Minha esposa e eu podemos adicionar itens à lista, e eles são atualizados automaticamente em ambos os telefones. Isso funciona bem.

A integração da Siri é muito útil. Você não acreditaria quantas vezes eu digo à Siri: “Lembre-me de verificar a máquina de lavar em 90 minutos”. Ele cria uma tarefa de lembretes para mim e me notifica 90 minutos depois sem falhas.

Serviços Web de Lista de Tarefas Gratuitas

Em vez de usar um aplicativo para Mac, existem alguns aplicativos da Web que gerenciam sua lista de tarefas. Você poderá acessar suas tarefas de qualquer dispositivo sem instalar nada.

Toodledo não é o aplicativo da web mais atraente do mercado, mas é gratuito e inclui todos os recursos que você deseja. Aplicativos móveis estão disponíveis.

Google Tasks é simples e não tem muitos recursos, mas se você usa outros aplicativos do Google, como Gmail ou Google Calendar, ele está bem integrado e pode ser útil.

asana é uma ótima maneira de compartilhar e atribuir tarefas com sua equipe e é gratuito para até 15 membros da equipe. Um plano Pro está disponível por US$ 9.99/mês, o que permite mais membros e inclui mais recursos.

O plano básico para Lembre-se do leite é gratuito e inclui muitos recursos. Se quiser mais, você pode atualizar para o plano Pro por US$ 39.99/ano.

GTails Lite inclui todos os recursos básicos que você precisa gratuitamente. Atualize e ganhe recursos adicionais por US$ 25/ano.

TrelloOs quadros, listas e cartões do ‘s permitem que você e sua equipe organizem e priorizem seus projetos. A versão básica é gratuita e, se você precisar de recursos adicionais, a Business Class custa US$ 9.99/usuário/mês.